Assegurar a excelência dos processos de secretaria escolar e do atendimento à comunidade escolar, atuando como ponto central de organização administrativa, documental e relacional da escola. Garantir uma experiência de atendimento acolhedora, ágil, precisa e alinhada ao padrão Maple Bear, oferecendo suporte qualificado a famílias, alunos, equipe interna e órgãos reguladores, com elevado rigor operacional, discrição, cordialidade, domínio de sistemas e compromisso com a segurança, a conformidade legal e a qualidade institucional.

Responsabilidades e Deveres1. Realizar atendimento bilíngue de excelência às famílias, alunos e público em geral.Recepcionar, orientar e acompanhar famílias, estudantes, visitantes e interessados com cordialidade, presença, clareza e postura profissional, presencialmente, por telefone, e-mail, agenda digital e demais canais oficiais, garantindo uma experiência humanizada, resolutiva e coerente com o posicionamento premium da escola.2. Atuar como primeiro elo entre famílias e equipe escolar.Receber demandas de pais e responsáveis, compreender corretamente a necessidade apresentada, registrar informações relevantes, encaminhar ao setor responsável e acompanhar o fluxo até sua conclusão, assegurando devolutiva, organização e continuidade do atendimento.3. Executar os processos de matrícula, rematrícula e transferência com alto rigor.Realizar e acompanhar todas as etapas administrativas de matrícula e rematrícula, incluindo conferência documental, cadastro em sistemas, envio e controle de contratos, acompanhamento de assinaturas, ativação de acessos, organização de pastas físicas e digitais e comunicação inicial com as famílias.4. Gerenciar prontuários, documentos escolares e arquivos institucionais.Organizar, atualizar, arquivar, expedir e controlar documentos escolares de alunos, professores e da unidade, assegurando integridade, rastreabilidade, segurança da informação, conformidade legal e disponibilidade para auditorias, demandas internas e exigências da Secretaria de Educação.5. Operar com precisão os sistemas e plataformas institucionais.Realizar cadastros, atualizações e controles em sistemas como Sponte, Toddle, LEX, Secretaria de Educação, plataformas internas da Maple Bear e demais ferramentas administrativas da escola, mantendo dados corretos, atualizados e consistentes.6. Apoiar a rotina acadêmica e administrativa da escola.Dar suporte a processos como calendário escolar, lançamento de turmas, cadastro de professores, emissão de declarações, liberação de report cards, controle de materiais, organização de documentos escolares obrigatórios, solicitações administrativas e acompanhamento de prazos do ano letivo.7. Garantir organização e conformidade dos processos regulatórios e legais.Acompanhar prazos, exigências e registros relacionados a órgãos educacionais, documentação escolar, prontuários, históricos, censo escolar, cadastros oficiais, livros e documentos obrigatórios, observando a legislação vigente, a LGPD e os procedimentos institucionais.8. Apoiar os processos de segurança de entrada, saída e circulação na escola.Atuar em parceria com a portaria e a coordenação para apoiar fluxos de entrada e saída de alunos, autorização de retirada, identificação de visitantes, controle de acesso, atendimento a situações excepcionais e orientação às famílias quanto aos protocolos institucionais de segurança.9. Registrar, acompanhar e documentar comunicações relevantes com famílias.Documentar atendimentos, solicitações, ocorrências, encaminhamentos e orientações prestadas às famílias e à equipe, assegurando histórico confiável, rastreabilidade da informação, coerência institucional e apoio à tomada de decisão em situações sensíveis ou recorrentes.10. Contribuir para a imagem, a cultura e o padrão de excelência da escola.Representar a Maple Bear com postura ética, refinamento na comunicação, discrição, senso de urgência, organização e compromisso com os valores institucionais, compreendendo que, para a família, a secretaria também é a escola.